Los libros de registro del autónomo

Un autónomo en estimación directa simplificada no lleva contabilidad mercantil, pero sí está obligado a llevar unos libros de registro. Son la base de todas tus declaraciones y lo primero que te pide Hacienda en cualquier comprobación.

Los tres libros

Libro de ventas e ingresos. Todas tus facturas emitidas, en orden y por fecha, con su número, la fecha, los datos del cliente, la base imponible, el IVA repercutido y la retención practicada si la hay.

Libro de compras y gastos. Todas las facturas recibidas que te deduces, con los mismos datos del proveedor y el IVA soportado.

Libro de bienes de inversión. Solo para los elementos duraderos afectos a la actividad, como un ordenador o mobiliario, con su fecha de compra, su valor y la amortización aplicada cada año.

Quien tenga actividades profesionales debe llevar además un libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

La numeración de facturas

Debe ser correlativa y sin saltos, dentro de cada serie y de cada año. Si anulas una factura no puedes borrarla y reutilizar el número: se emite una factura rectificativa que deja rastro de la corrección.

Puedes usar series distintas, por ejemplo una para nacionales y otra para intracomunitarias, siempre que cada una mantenga su propia numeración correlativa.

Cuánto tiempo hay que guardarlo

Cuatro años, que es el plazo general de prescripción de las obligaciones tributarias. En el caso de los bienes de inversión el plazo se alarga, porque el periodo de regularización del IVA de esos bienes va más allá.

El formato digital es válido siempre que se garantice la legibilidad, el acceso y la integridad de los documentos.

La factura electrónica y los sistemas de facturación

Aquí hay movimiento normativo importante. España está desplegando por fases la obligación de facturación electrónica entre empresas y profesionales, y una normativa sobre sistemas informáticos de facturación que exige que los programas cumplan requisitos de integridad y trazabilidad, con envío de registros a la Agencia Tributaria.

Los calendarios de aplicación se han ido modificando, así que conviene consultar el estado actual en la sede de la Agencia Tributaria antes de invertir en un programa. La recomendación práctica es simple: si vas a elegir herramienta de facturación, elige una que ya declare cumplir estos requisitos.

Lo que de verdad marca la diferencia

Registrar cada factura en el momento, no acumular tres meses de tiques en una carpeta. La mayoría de los gastos deducibles que la gente pierde no se pierden por normativa, sino porque nunca llegaron a anotarse. Puedes repasar qué gastos puedes deducir para no dejarte ninguno.