Los libros registro del autónomo
Por Daniel Díaz Soler · Revisado el
Ni contabilidad de empresa ni un cuaderno improvisado. Un autónomo en estimación directa simplificada no lleva contabilidad mercantil, pero sí está obligado a llevar unos libros registro. Son la base de todas tus declaraciones y lo primero que te pide Hacienda en cualquier comprobación.
Qué libros hay que llevar
| Libro | Qué se anota | Quién |
|---|---|---|
| Ventas e ingresos (facturas emitidas) | Todas tus facturas emitidas y otros ingresos de la actividad | Todos |
| Compras y gastos (facturas recibidas) | Todas las facturas de gastos que te deduces | Todos |
| Bienes de inversión | Elementos duraderos: ordenador, mobiliario, maquinaria, y su amortización | Todos los que tengan |
| Provisiones de fondos y suplidos | Adelantos de clientes y gastos que pagas en nombre de ellos | Profesionales |
A efectos de IRPF e IVA, los libros de ingresos y gastos coinciden en gran medida con los libros de facturas emitidas y recibidas que exige el IVA, así que en la práctica puedes llevar un único registro de cada tipo que sirva para los dos impuestos.
Las columnas que necesitas
Libro de facturas emitidas
- Número de factura y serie.
- Fecha de expedición y fecha de la operación, si es distinta.
- Nombre y NIF del cliente.
- Base imponible.
- Tipo de IVA y cuota de IVA.
- Retención de IRPF, si la hay.
- Total de la factura.
Libro de facturas recibidas
- Un número de orden que asignas tú, correlativo.
- Fecha de la factura y de su registro.
- Nombre y NIF del proveedor.
- Concepto o tipo de gasto (suministros, servicios profesionales, material…), que te facilitará después la renta.
- Base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y porcentaje deducible si es un gasto mixto.
- Retención, si el proveedor es un profesional que te factura con ella.
Libro de bienes de inversión
- Descripción del bien y fecha de compra.
- Precio de adquisición.
- Coeficiente de amortización aplicado y amortización de cada año.
- Amortización acumulada y valor pendiente.
Cómo llevarlo en una hoja de cálculo
Para un autónomo que empieza, una hoja de cálculo es suficiente para los libros registro. Una estructura práctica:
- Una pestaña de emitidas y otra de recibidas, con una fila por factura y las columnas de arriba.
- Una columna de trimestre en cada una, para poder filtrar y sumar.
- Una pestaña de resumen con fórmulas que sumen, por trimestre, la base y el IVA de emitidas y recibidas. Esas son exactamente las cifras que necesitas para el modelo 303 y el modelo 130.
- Una carpeta en la nube, organizada por año y trimestre, con el PDF de cada factura, nombrado con el mismo número que en la hoja.
Lo que no sirve es acumular tres meses de tiques en una carpeta y anotarlos el día 19. Registrar cada factura en el momento convierte el cierre del trimestre en un trámite de diez minutos.
La numeración de las facturas emitidas
Debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Si anulas una factura no puedes borrarla y reutilizar el número: se emite una factura rectificativa que deja rastro de la corrección.
Puedes usar series distintas, por ejemplo una para facturas nacionales, otra para intracomunitarias y otra para rectificativas, siempre que cada una mantenga su propia numeración. Lo más habitual es reiniciar cada año: 2026-001, 2026-002…
Cuánto tiempo hay que guardarlos
Cuatro años, que es el plazo general de prescripción de las obligaciones tributarias, contados desde que termina el plazo de la declaración correspondiente. Para los bienes de inversión el plazo se alarga, porque el periodo de amortización y de regularización del IVA de esos bienes va más allá.
El formato digital es válido siempre que se garantice la legibilidad, el acceso y la integridad de los documentos. Una copia de seguridad en otro sitio no está de más.
Verifactu y la factura electrónica
Dos cambios van a afectar a la forma de facturar y registrar:
- Verifactu: los programas con los que se emiten facturas tendrán que cumplir unos requisitos que impiden alterar los registros y permiten enviarlos a Hacienda. Según el Real Decreto-ley 15/2025, será obligatorio para los autónomos desde el 1 de julio de 2027. A partir de entonces, emitir facturas con Word o Excel dejará de ser válido; la hoja de cálculo seguirá sirviendo como libro registro, pero las facturas tendrán que salir de un sistema adaptado.
- Factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, prevista en la Ley Crea y Crece, con un calendario que depende de su reglamento.
La recomendación práctica: si vas a elegir una herramienta de facturación ahora, escoge una que ya declare cumplir Verifactu. La Agencia Tributaria ofrece además una aplicación gratuita de facturación para quien emite pocas facturas.
Lo que de verdad marca la diferencia
La mayoría de los gastos deducibles que la gente pierde no se pierden por normativa, sino porque nunca llegaron a anotarse. Fotografía cada factura en el momento, anótala esa misma semana y repasa qué gastos puedes deducir para no dejarte ninguno.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda?
No se presentan de forma periódica. Solo te los pedirán en caso de comprobación o inspección, y entonces tendrás que entregarlos en el formato que te indiquen.
¿Qué pasa si no los llevo?
No llevar los libros o llevarlos con errores graves es una infracción tributaria con sanción económica, y además te deja sin forma de justificar tus gastos en una comprobación.
¿Necesito un programa de contabilidad?
Para los libros, no. Para emitir facturas a partir de julio de 2027, necesitarás un programa adaptado a Verifactu o la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
Fuentes
- Reglamento del IRPF, artículo 68 (obligaciones formales de los contribuyentes con actividades económicas).
- Reglamento de facturación.
- Agencia Tributaria, Sistemas informáticos de facturación y Verifactu.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Explica las reglas generales y no contempla situaciones particulares como escalas autonómicas propias, recargo de equivalencia, módulos, deducciones familiares o actividades exentas.
Antes de presentar cualquier modelo, contrasta tu caso con una asesoría o con la sede electrónica de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social.