Calculadora de facturas: IVA y retención

Por Daniel Díaz Soler · Revisado el 7 de octubre de 2026

Cómo se calcula el total de una factura

Una factura de un autónomo profesional a una empresa española tiene tres cifras clave:

1. Base imponible: el precio de tu trabajo, sin impuestos.
2. Más IVA: normalmente el 21 % de la base.
3. Menos retención de IRPF: el 15 % de la base (o el 7 % si eres nuevo autónomo), que el cliente no te paga a ti sino que ingresa en Hacienda a tu nombre.

Por eso una factura de 1.000 € nunca deja 1.000 € en la cuenta, y por eso conviene apartar el IVA en cuanto cobras.

Cuándo se aplica cada retención

Tienes todos los detalles, incluidos los casos especiales, en la guía de la retención de IRPF en las facturas.

Qué debe llevar una factura completa

El Reglamento de facturación exige estos datos:

• Número y, en su caso, serie, correlativos y sin saltos. Puedes usar una serie por año: 2026-001, 2026-002…
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
• Los datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio. Si es un particular, el NIF y el domicilio solo son obligatorios en algunos casos, pero es buena práctica incluirlos.
• Descripción de los servicios o bienes.
• Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA, desglosados.
• Retención de IRPF, si procede, restada del total.
• Si la factura va sin IVA, la mención legal que lo justifica: exención (indicando el artículo de la Ley del IVA), inversión del sujeto pasivo, etc.

Factura simplificada (tique)

Para operaciones de hasta 400 € IVA incluido, o hasta 3.000 € en ciertos sectores como el comercio minorista o la hostelería, se puede emitir una factura simplificada, con menos datos. Pero si el cliente es una empresa o un autónomo que quiere deducirse el gasto, te pedirá una factura completa con su NIF.

Factura rectificativa

Si te equivocas en una factura ya emitida, no se borra ni se modifica: se emite una factura rectificativa, con su propia serie (por ejemplo, R-2026-001), que hace referencia a la factura original e indica qué se corrige. Es lo que hay que hacer también si el cliente te devuelve parte del importe o aplicas un descuento posterior. Tienes un ejemplo completo en la factura rectificativa.

Verifactu y factura electrónica: qué viene

Hay dos cambios en camino que afectan a cómo facturan los autónomos:

• Verifactu. Los programas de facturación tendrán que cumplir unos requisitos técnicos para impedir la alteración de facturas, y opcionalmente enviarlas a Hacienda en tiempo real. Tras dos aplazamientos, el Real Decreto-ley 15/2025 fijó la obligación para los autónomos desde el 1 de julio de 2027 (1 de enero de 2027 para las sociedades). Si facturas con un programa, asegúrate de que tu proveedor lo cumplirá; si facturas con hoja de cálculo, tendrás que pasarte a un programa adaptado o a la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
• Factura electrónica obligatoria entre empresas. La Ley Crea y Crece prevé que todas las facturas entre empresas y autónomos sean electrónicas, con plazos que dependen de un reglamento cuyo calendario se ha ido retrasando. Para autónomos, la obligación llegará más tarde que para las grandes empresas.

Lo explicamos con más detalle en libros registro y facturación.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, contados desde el final del plazo para presentar la declaración en la que se incluyeron. En la práctica, guarda las facturas emitidas y recibidas de los últimos cinco o seis años. En formato digital vale, siempre que se garantice que son legibles e íntegras.

Errores habituales

• Saltarse números o reutilizar números de facturas anuladas.
• Aplicar retención a un particular: los particulares no retienen.
• Olvidar la mención legal cuando la factura va sin IVA.
• Emitir la factura sin el NIF del cliente cuando es una empresa.
• Modificar una factura emitida en lugar de hacer una rectificativa.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer las facturas en Word o Excel?

Hasta que entre en vigor Verifactu, sí, siempre que incluyan todos los datos obligatorios y la numeración sea correlativa. A partir de julio de 2027 tendrás que usar un sistema adaptado.

¿Cuándo tengo que emitir la factura?

En general, en el momento de la operación. Si el cliente es una empresa o un autónomo, puedes emitirla hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó el servicio.

¿Qué pasa si el cliente no me paga?

El IVA se declara cuando emites la factura, aunque no cobres. Si el impago se prolonga, hay un procedimiento para recuperar el IVA de facturas impagadas mediante una factura rectificativa, con plazos y requisitos concretos.

Fuentes

• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación.
• Agencia Tributaria, Sistemas informáticos de facturación y Verifactu.