Cómo cerrar el trimestre

Cerrar un trimestre es siempre la misma secuencia. Si la conviertes en una rutina de una tarde, deja de ser el marrón que arrastras hasta el día 19.

1. Cierra la facturación

Revisa que todas las facturas emitidas del trimestre están numeradas correlativamente, sin saltos y sin repetidos. Comprueba que no falta ninguna por emitir: el IVA se devenga con la operación, no con el cobro, así que un trabajo entregado en septiembre va en el tercer trimestre aunque te lo paguen en noviembre.

Si has anulado alguna, debe existir su factura rectificativa. Borrar un número y reutilizarlo es de los errores que peor sientan en una comprobación.

2. Recopila los gastos

Este es el paso donde más dinero se pierde, y no por normativa: por facturas que nunca llegaron a registrarse. Revisa el correo, el banco y las suscripciones y localiza todo lo del trimestre.

Recuerda que para deducir el IVA necesitas factura completa a tu nombre y con tu NIF. Un tique no sirve. Si tienes dudas sobre qué entra y qué no, está desarrollado en la guía de gastos deducibles.

3. Separa lo deducible en IVA de lo deducible en IRPF

No es lo mismo. Hay gastos deducibles en IRPF cuyo IVA no puedes deducir del todo, como el vehículo, donde la Administración admite de partida el 50 %. Marca cada gasto según corresponda antes de sumar, o los números no cuadrarán.

4. Calcula el IVA

Suma el IVA repercutido de tus facturas emitidas y réstale el IVA soportado de las recibidas. Si el trimestre anterior te quedó saldo a compensar, réstalo también.

Si el resultado sale negativo, lo habitual es arrastrarlo al trimestre siguiente. La devolución solo se pide en la declaración del cuarto trimestre.

5. Calcula el pago fraccionado

El modelo 130 es acumulativo: se calcula sobre los ingresos y gastos de todo el año transcurrido, no solo del trimestre, y se restan las retenciones soportadas y lo ya ingresado antes.

Si más del 70 % de tus ingresos llevan retención de IRPF, estás exento de presentarlo. Si no, es obligatorio aunque el resultado salga negativo: en ese caso se presenta marcando la casilla correspondiente.

6. Presenta y domicilia

Los tres primeros trimestres se presentan entre el 1 y el 20 de abril, julio y octubre. El cuarto, del 1 al 30 de enero. Todas las fechas están en el calendario fiscal.

Aquí va el detalle que pilla a mucha gente: si quieres domiciliar el pago, el plazo termina unos cinco días antes. Presentar el día 20 significa pagar por cargo en cuenta o con NRC, no por domiciliación.

7. Aparta el dinero del trimestre siguiente

Ya que tienes los números delante, es el momento de hacer la cuenta que evita el susto del trimestre que viene: el IVA que cobres no es tuyo y en torno a un 20 % de tu beneficio se irá en el 130. Una cuenta separada donde lo apartes según entra resuelve el problema de raíz.

Errores frecuentes

Olvidar una factura emitida cobrada en efectivo o por Bizum. Si no está en el libro, no está declarada.

Meter gastos de otro trimestre. Cada factura va en el periodo en que se devengó.

Dejarlo para el día 19. Si te falta una factura de un proveedor, ya no te da tiempo a pedírsela.

Presentar el 303 y olvidar el 130. Son declaraciones independientes y cada una tiene su sanción por no presentarla.

Y en el cuarto trimestre, algo más

El cierre de enero lleva añadidos: el modelo 390, que es el resumen anual de IVA, y el 190 si has practicado retenciones. Y en febrero, el 347 si has superado el umbral de operaciones con algún tercero. Convendría revisarlo con tiempo, porque enero acumula varias cosas a la vez.